יישום מערכת Next-ERP בחברת לאומי קארד

מבט כולל על החברה

לאומי קארד הינה חברת האשראי השנייה בגודלה בישראל, המספקת מגוון רחב של שירותי הנפקה, סליקה ופתרונות תשלום ואשראי.
החברה מציעה מגוון רחב של שירותים פיננסיים, לרבות: הלוואות, פתרונות אשראי ואפשרויות תשלום גמישות.
עד כה, הנפיקה החברה כ-1.6 מיליון כרטיסים (מהמותגים: ויזה ומסטרקארד), וכיום מספקת שירותי סליקה עבור כ-40 אלף בתי עסק.
החברה מעסיקה כ-1300 איש במשרדיה הראשיים בבני ברק.

האתגר העסקי

בשל כמות העובדים הרבה והעבודה מול ממשקים רבים, נוצר צורך בפלטפורמה ייחודית, חוצת ארגון, שתיתן מענה לצרכים הלוגיסטיים והפיננסיים הייחודיים לחברה.  המטרות שהוגדרו לפיכך היו:

  • ייעול איכות העבודה, תוך שמירה על מצבת כוח אדם זהה.
  • פונקציונאליות
  • בקרה נוחה על תהליכי העבודה
  • חסכון במשאבים
  • חסכון בזמן

הפתרון
מערכת ה- Next-ERP שנבנתה עבור לאומי קארד נבנתה כפלטפורמה הוליסטית בה תאימות מלאה בין מחלקת הנה"ח למחלקת הרכש ולבקרה התקציבית, בכפוף להרשאות מתאימות. בנוסף, נבנו ממשקים שונים שיתמכו בתהליכי העבודה בחברה.

מערכת הכספים
עקב העבודה בחברה מול ממשקים רבים, נבנתה מערכת כספים תפעולית שנועדה לטפל במערך הכספים הנרחב.
ראשית, לאומי קארד כפופה הן למפקח על הבנקים, בתקנות בזל 2 (רגולציה בינלאומית בנושא ניהול סיכונים בגופים פיננסיים) והן לבנק לאומי.
החברה נדרשת להכין דוחות כספיים ותקציביים באופן מדויק. האתגר היה לייצר דוחות באופן תקין. לשם כך יושם ממשק חיצוני Click&View–  מחולל דוחות רווח והפסד שמבצע אוטומטיזציה של הדוחות, על מנת לייצר דוחות רב חברתיים.

בין יתרונות הכלי: דוחות במגוון חתכים ומיונים, אפשרות להגדיר דוחות חשבונאיים, תמחירים וגילוי מגמות, הגדרת ביאורים לפי סעיפי מאזן חברה וכו.
שנית, תקציב החברה מנוהל על ידי מחולל הדוחות קריסטל שי- מערכת לשליפת מידע ממערכת Next ERP: הדוח מפיק במהלך כל סוף חודש דוח תקציב לכל מחלקה באופן אוטומטי. דוחות אלו נשלחים לרכזות הרכש בכל מחלקה ומהווים מדד על ניהול התקציב ומידע על הזמנות פתוחות וצפי הוצאות עתידי על פי סעיפי תקציב שהוגדרו מראש. לדוגמא:
דוחות מאזן – נשלחים אוטומטית למחלקות הרלוונטיות על מנת לוודא שאין חריגות.

דוחות בקרה – ישנן דוחות בקרה לחשבוניות שהופקו מול הזמנות, דבר שמאפשר מעקב מסודר בעבודה מול ספקים.
דוחות בדיקת הפרשי שער- בדיקה של שער דולר שנסגר מול הספק- מול השער בעת התשלום.

סבב חתימות
עקב הצורך של החברה במנגנון מהיר ונוח לטיפול בדרישות רכש, הזמנות, נבנה בשיתוף עם גופים לוגיסטיים בחברה מודול בו הוגדרו מסמכים הנדרשים לעבור סבב חתימות. זאת, על ידי קבלת ההרשאות מהחותמים שנלקחות מ- Active Directory  .
מודול זה מסייע כיום לחברה בבקרה, מניעת אובדן נתונים, ובקיצור תהליכי העבודה. המודול מתממשק למחלקת הבקרה התקציבית ומאפשר לבדוק חריגות תקציביות.

CREATE CSV
ממשק נוסף שיושם הוא CREATE CSV – מחולל עיבוד נתונים. על ידי כלי זה ניתן לקלוט נתונים לקובץ אקסל פשוט ואז להעביר נתונים ישירות ל- Next ERP. היתרון המשמעותי של הכלי הוא החיסכון בהקלדות כפולות, דבר שמצמצם מאוד את זמני העבודה ואת הצורך בכוח אדם נוסף.

בנקים בינלאומיים
בעזרת המערכת ישנה יכולת קליטה אוטומטית של דפי בנק בארץ ובחול וביצוע התאמה מול תנועות שנוצרו במערכת ה- ERP.

עבודה מול קבלני משנה
החברה עובדת מול קבלני משנה, המספקים שירותים שונים. כדי לסייע בניהולם, הוגדר ישום בו קולטים את שעות העבודה ואח"כ מועברים אוטומטית למחלקת הנה"ח לביצוע תשלומים.

חברות השכרה
החברה מנהלת צי רכבי ליסינג גדול מאוד. לצורך טיפול בצי הוגדר יישום, המנתב את כל הקבצים המגיעים מחברות הליסינג למחלקות הרלוונטיות בחברה, תוך יצירת הזמנות וחשבוניות באופן אוטומטי.

לסיכום
בשיתוף אלמוג תעשיות תוכנה הושלם בהצלחה יישום מערכת Next ERP . הצלחת הפרויקט טמונה בעובדה כי החברה התייחסה ליישום כאל פרויקט פנים ארגוני ולא טכנולוגי. הבנה זו רתמה גורמים שונים בחברה להגדרת הצרכים ולסיוע לאלמוג בהליך היישום.
המערכת שהוטמעה מסייעת הן לעובדי החברה, בניהול היבטים לוגיסטיים ופיננסיים והן להנהלה, בבקרה אודות תהליכי העבודה וגיבוש החלטות שונות.